Homeoffice in der Finanzbranche – so kann es funktionieren

Einige Führungskräfte haben mit dem Homeoffice schlechte Erfahrungen gemacht; manch einer fühlt sich unwohl auf dem Neuland «Virtuelles Arbeiten» und andere fragen sich, wie man auf Distanz ein Team führt. Die folgenden Tipps zeigen auf, was die Finanzbranche im Hinblick auf Homeoffice beachten muss, um erfolgreiches und effizientes Arbeiten sicherzustellen.

Sicherheit abklären
Gerade in der Finanzbranche hat die Sicherheit von Kundendaten die höchste Priorität. Was bedeutet das für das Thema Homeoffice? Folgende Fragen sollten Sie mit ihren IT- und Rechts-Abteilungen abklären, insbesondere in Bezug auf Mitarbeiter mit Zugriff auf sensible Daten

• Welche Implikationen hat es, wenn man über ein privates Netzwerk auf Kundendaten zugreift?
• Ist es erlaubt, von überall aus zu arbeiten, wie zum Beispiel einem Café oder einem Ferienhaus in einem Nachbarland?
• Wer kann noch Zugriff auf den Laptop und somit die Kundendaten haben?

Führung über «Ziele und Ergebnisse»
Statt Ihre Mitarbeitenden tagtäglich vor sich zu sehen und sie über «Zeit und Anwesenheit» zu führen, sollten Sie nun auf Führung über «Ziele und Ergebnisse» umschwenken. Was sind Tages- oder Wochenziele, die der einzelne Mitarbeiter erreichen muss? Kommunizieren Sie diese klar und deutlich und überprüfen Sie sie regelmässig, zum Beispiel entlang der unten genannten Meeting-Struktur. Sind die Ziele in Ihrem Team eher mittelfristig? Brechen Sie die grossen Ziele runter auf Teilschritte: Was muss diese Woche erledigt werden, um dieses Ziel in drei Monaten zu erreichen? Führen über «Ziele und Ergebnisse» erhöht zudem die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und gibt ihnen zugleich einen gewissen Freiraum bei der Zeiteinteilung, den sie sicherlich sehr zu schätzen wissen.

Angepasste Meeting-Struktur
Tägliche Meetings zur operativen Steuerung
Beim Arbeiten im Büro bekommen Sie gut mit, wer gerade an was arbeitet oder wenn ein Problem ansteht. Man spricht informell an der Kaffeemaschine oder hört zufällig ein Telefonat mit. All das fällt im Homeoffice weg. Ein tägliches Update-Meeting von 15-20 Minuten kann hier Abhilfe schaffen und vermittelt der Führungskraft einen guten Überblick darüber, wer Fragen hat, wer heute was bearbeitet und wer eventuell Unterstützung braucht. In sehr operativen Teams bietet es sich an, dieses Meeting auch zweimal täglich abzuhalten, zum Beispiel am frühen Nachmittag, um zu schauen, wer Unterstützung für das Erreichen seines Tagesziels braucht.

Wöchentliche Meetings als strategisches Instrument
Um die täglichen Meetings inhaltlich und zeitlich nicht zu überladen, macht ein wöchentliches, längeres Team-Meeting Sinn. Dieses bietet ausreichend Raum strategische Themen zu besprechen, einen Ausblick auf die Woche zu geben und grössere Probleme und Herausforderungen gemeinsam zu klären.

Erfolgreiche Video-Konferenzen
«Du bist auf stumm» wird 2020 wohl als meistgenannter Satz in Unternehmen in die Geschichte eingehen. Trotzdem macht es Sinn, sich stumm zu schalten, wenn man nicht spricht: Es reduziert massiv den Geräuschpegel im Hintergrund und macht es allen Beteiligten einfacher, sich auf die sprechende Person zu konzentrieren. Damit die sprechende Person aber dennoch Reaktionen wahrnehmen kann, gilt: Kamera an. Achten Sie auch darauf, dass sie stärker als sonst mit Mimik und Gestik kommunizieren und ihr zustimmendes Nicken vielleicht etwas länger ausfällt als in einem persönlichen Gespräch. Wenn Sie zudem noch einführen, dass Video-Konferenzen maximal eine Stunde gehen, oder – bei längeren Meetings – spätestens alle 50 bis 60 Minuten eine Pause einlegen, steht einer erfolgreichen Kommunikation per Video nichts mehr im Wege.